Spausdintuvas – vienas iš tų biuro įrenginių, apie kuriuos galvojame tik tada, kai kas nors neveikia. Užstrigo popierius, baigėsi toneris, neprisijungia prie tinklo – ir staiga paprastas dokumentas tampa valandos problema.

Šiuolaikinis daugiafunkcinis spausdintuvas turėtų būti nematomas. Ne fizine prasme, o ta prasme, kad jis tiesiog veikia – tyliai, greitai, be nuolatinio dėmesio. Ar tai įmanoma? Taip, jei žinote, ko ieškoti.

Problema: kiekvienas spausdina iš savo įrenginio

Biure dirba penkiolika žmonių. Kiekvienas turi kompiuterį, daugelis – ir telefoną, ir planšetę. Anksčiau spausdintuvas buvo prijungtas prie vieno kompiuterio, ir visi ėjo pas tą vieną žmogų su USB atmintine.

Šiandien tai absurdas. Šiuolaikinis daugiafunkcinis spausdintuvas jungiasi prie tinklo – laidinio ar bevielio – ir tampa prieinamas visiems. WiFi, LAN, WiFi Direct – skirtingi būdai pasiekti tą patį tikslą.

Dar daugiau – mobilusis spausdinimas. Dokumentas telefone, spausdintuvas kitame kambaryje. Keli paspaudimai – ir dokumentas laukia. Nebereikia persiųsti į kompiuterį, nebereikia ieškoti USB laido.

NFC technologija dar labiau supaprastina procesą. Prilieti telefoną prie spausdintuvo – ir viskas. Jokių nustatymų, jokių slaptažodžių.

Problema: spausdinimas, skenavimas, kopijavimas – trys įrenginiai

Mažas biuras dažnai atrodo kaip technikos muziejus. Senas spausdintuvas kampe, skeneris ant palangės, kopijavimo aparatas koridoriuje. Trys įrenginiai, trys vietos, trys priežiūros punktai.

Daugiafunkcinis spausdintuvas sujungia viską viename korpuse. Spausdinimas, skenavimas, kopijavimas – kartais ir faksas, nors jo poreikis sparčiai mažėja. Vienas įrenginys, viena vieta, vienas eksploatacijos biudžetas.

Erdvės taupymas – akivaizdus. Bet dar svarbiau – darbo srautų supaprastinimas. Nuskenuoti dokumentą ir iškart išsiųsti el. paštu? Vienu mygtuko paspaudimu. Nukopijuoti dvipusį dokumentą? Automatinis dokumentų tiektuvas tai padaro per sekundes.

Problema: lėtas spausdinimas stabdo darbą

Eilė prie spausdintuvo – praėjusio amžiaus vaizdas, kuris vis dar egzistuoja kai kuriuose biuruose. Priežastis paprasta: per lėtas įrenginys per dideliam kolektyvui.

Spausdinimo greitis matuojamas puslapiais per minutę. Namų spausdintuvui 10-15 puslapių per minutę – normalu. Biurui, kur dirba daugiau nei penki žmonės, reikia bent 25-30. Didesnėms komandoms – 40 ir daugiau.

Bet greitis – ne vienintelis faktorius. Pirmo puslapio atspausdinimo laikas taip pat svarbus. Jei spausdintuvas „bunda" 30 sekundžių kiekvieną kartą – tai erzina net jei vėliau spausdina greitai.

Automatinis dvipusis spausdinimas – funkcija, kuri ne tik taupo popierių, bet ir laiką. Rankiniu būdu versti lapus ir dėti atgal – tai laiko švaistymas, kurio galima išvengti.

Problema: eksploatacijos išlaidos viršija lūkesčius

Pats spausdintuvas – tik ledkalnio viršūnė. Tikroji kaina slypi toneriuose, būgnuose, priežiūroje.

Pigus spausdintuvas su brangiais toneriais per metus kainuoja daugiau nei brangus spausdintuvas su ekonomiškais toneriais. Matematika paprasta, bet ją dažnai pamiršta pirkimo momentu.

Kaštai už puslapį – metrika, į kurią verta žiūrėti. Kiek kainuoja vienas atspausdintas lapas, įskaitant tonerį ir kitas eksploatacines medžiagas? Tai parodo tikrąją įrenginio vertę.

Didelės talpos toneriai – sprendimas tiems, kurie spausdina daug. Vienas toneris 10 000 puslapių vietoj trijų po 3 000 – mažiau keitimų, mažiau išlaidų, mažiau laiko.

Problema: saugumas tampa prioritetu

Spausdintuvas tinkle – tai įrenginys, prijungtas prie jūsų duomenų. Ir dažnai – silpniausia grandis saugumo grandinėje.

Šiuolaikiniai daugiafunkciniai spausdintuvai turi integruotas saugumo funkcijas. Vartotojų autentifikavimas – kad tik įgalioti asmenys galėtų spausdinti ar pasiekti nuskenuotus dokumentus. Duomenų šifravimas – kad informacija keliaujanti tinklu būtų apsaugota.

Kietojo disko perrašymas – funkcija, kuri užtikrina, kad ištrinti dokumentai būtų tikrai ištrinti. Svarbu, kai spausdintuvas keičiamas ar grąžinamas nuomos pabaigoje.

Saugus spausdinimas – dokumentas spausdinamas tik tada, kai darbuotojas fiziškai stovi prie spausdintuvo ir įveda kodą. Konfidencialūs dokumentai nelieka gulėti dėkle valandų valandas.

Problema: įrenginys per sudėtingas

Seni spausdintuvai turėjo mygtukus su nesuprantamais simboliais ir meniu anglų kalba su techniniais terminais. Konfigūruoti – IT specialisto darbas.

Šiuolaikiniai įrenginiai turi lietimui jautrius ekranus, panašius į išmaniuosius telefonus. Intuityvi sąsaja lietuvių kalba. Programėlės, kurias galima įdiegti pagal poreikį.

Kai kurie gamintojai siūlo mobiliąsias programėles, leidžiančias valdyti spausdintuvą iš telefono. Patikrinti tonerio likutį, paleisti skenavimą, gauti pranešimą apie problemą – viskas viename įrenginyje, kurį visada turite su savimi.

Problema: aplinkos poveikis

Verslas vis labiau žiūri į tvarumą. Spausdintuvas – vienas iš taškų, kur galima prisidėti.

Energijos efektyvumas – šiuolaikiniai įrenginiai vartoja žymiai mažiau elektros nei prieš dešimtmetį. Miego režimas, kuris aktyvuojasi automatiškai, sumažina sąnaudas dar labiau.

Dvipusis spausdinimas pagal nutylėjimą – paprasta nuostata, kuri sumažina popieriaus vartojimą perpus. Kai kurios organizacijos praneša apie 40-50 procentų popieriaus taupymą vien dėl šios funkcijos.

Ilgaamžiškumas – kokybiškas spausdintuvas tarnauja 5-7 metus, o kai kurie modeliai – ir ilgiau. Tai rečiau keičiama įranga, mažiau elektroninių atliekų.

Nuoma vs pirkimas

Ne kiekviena įmonė nori investuoti iš karto. Nuomos modeliai tampa vis populiaresni – fiksuotas mėnesinis mokestis apima įrenginį, tonerius, priežiūrą. Prognozuojamos išlaidos, jokių netikėtumų.

Įskaičiuoti spaudiniai – tam tikras kiekis puslapių per mėnesį jau įtrauktas į kainą. Techninis aptarnavimas – sugedo kažkas? Atvyksta specialistas. Jokių papildomų išlaidų.

Kaip išsirinkti

Pirmiausia – apimtys. Kiek puslapių per mėnesį realiai spausdinsite? Antra – funkcijos: ar reikia fakso, A3 formato, spalvoto spausdinimo? Trečia – jungiamumas: kaip darbuotojai dirba, ar naudojami mobilieji įrenginiai? Ketvirta – aptarnavimas: kas nutiks, kai suges?

Tinkamas spausdintuvas – tas, kurio nepastebite. Jis tiesiog veikia, kai reikia. Ir tai yra geriausia rekomendacija biuro įrenginiui.