IT sistemų diegimo specialistas Tomas Ruževičius sako – ne. Daugiau nei 10 metų diegęs verslo valdymo sistemas įvairaus dydžio įmonėms, jis pastebi dėsningą tendenciją: „Net ir tie klientai, kurie labai bijojo pokyčių, po kelių mėnesių sako – neįsivaizduoju, kaip anksčiau gyvenome be ERP (verslo valdymo) sistemos. Ir svarbiausia – 90 % jų nebegrįžta prie Excel’io“, – tvirtina Tomas.

Kodėl verslai vis dar renkasi Excel’į?

Excel – patogus, visiems pažįstamas ir greitai pasiekiamas įrankis. Dėl to jis tapęs de facto standartu smulkiajam verslui, ypač kai reikia greitai suskaičiuoti sąnaudas, sukurti paprastą grafiką ar sekti atsargas. Visgi, bėda ta, kad Excel turi ir labai aiškias ribas.

Dažniausiai pasitaikančios problemos:

• Prarandami arba pasikartojantys duomenys.
• Viskas priklauso nuo vieno žmogaus. Jei jis išeina, sistema žlunga.
• Nėra integracijos su buhalterija, el. prekyba, sandėliu.
• Kiekvienas naujas procesas reikalauja dar vienos lentelės – o tai painioja.
• Labai ribotas komandinis darbas realiu laiku.

„Excel labai geras įrankis, kol darai vieną dalyką. Bet verslas – tai ne vienas veiksmas, o šimtai procesų. Čia ir prasideda problemos“, – aiškina Tomas.

Ką keičia verslo valdymo sistema?

Verslo valdymo sistema (VVS) – tai universali programinė įranga, kuri apjungia svarbiausias įmonės veiklos sritis į vieną bendrą platformą. Ji leidžia valdyti pardavimus, sąskaitas, sandėlio atsargas, klientų informaciją, personalo apskaitą, projektų eigą ir kitus procesus iš vienos vietos, realiuoju laiku. Toks centralizuotas sprendimas leidžia įmonei ne tik veikti efektyviau, bet ir greičiau reaguoti į pokyčius, išvengti pasikartojančių klaidų bei sumažinti rankinio darbo kiekį.

Pavyzdžiui, jei įmonė turi el. parduotuvę, VVS tampa nepakeičiamu pagalbininku kasdienėje veikloje.

• Klientų užsakymai automatiškai matomi sistemoje – jiems nebereikia būti perrašinėjami iš el. pašto ar interneto platformų, mažėja žmogiškų klaidų rizika.
• Sąskaitos išrašomos automatiškai – kai tik patvirtinamas užsakymas, sistema sugeneruoja visus reikiamus dokumentus be papildomų veiksmų.
• Atsargos sandėlyje atnaujinamos realiuoju laiku – kiekvienas pardavimas iškart sumažina likutį, o tai padeda išvengti nepatogumų dėl prekių, kurių jau nėra.
• Informacija perduodama buhalterijai – visi duomenys susiejami, tad buhalteris ar apskaitos sistema gauna viską, ko reikia be papildomo „duomenų rankiojimo“.

Kaip pažymi verslo skaitmenizavimo specialistas Tomas: „Vienintelis duomenų šaltinis ir automatinė integracija taupo dešimtis valandų per mėnesį. Ir dar daugiau – sumažina klaidų skaičių“. Tai reiškia, kad vietoje to, jog darbuotojai gaištų laiką pildydami lenteles, ieškodami informacijos ar tikrindami duomenų tikslumą, jie gali skirti dėmesį tam, kas kuria vertę – klientų aptarnavimui, pardavimų plėtrai, produkto tobulinimui.

Trumpai tariant, VVS ne tik supaprastina procesus, bet ir leidžia verslui augti tvariai – su mažiau chaoso, daugiau kontrolės ir aiškesne informacijos tėkme. Tai sprendimas, kuris tinka ne tik didelėms įmonėms, bet ir kiekvienam verslui, kuris nori dirbti ne daugiau, o protingiau.

Pasak specialisto, dauguma įmonių po VVS diegimo pirmiausia pajunta laiko valdymo pokyčius. „Klientai dažnai sako: aš nenoriu būti administratorius, aš noriu dirbti. VVS tai ir leidžia – dirbti, o ne administruoti“, – sako Tomas.

Ar kiekvienam verslui reikia VVS?

Specialistas teigia, kad verslo valdymo sistema (VVS) gali būti naudinga bet kokio dydžio verslui, tačiau svarbiausia pasirinkti tinkamą sistemą pagal įmonės veiklos lygį ir konkrečius poreikius. Nėra vienos „universalios“ sistemos, kuri vienodai tiktų tiek smulkiam verslui, tiek stambiausiai gamybos įmonei. Pritaikomumas ir galimybė eskaluoti funkcionalumą atsižvelgiant į augimo poreikius, o tai esminiai faktoriai, lemiančius, ar VVS taps vertingu įrankiu, ar brangia našta.

Kokie Jūsų poreikiai?

Pradedančiam verslui dažnai visiškai pakanka paprasto sprendimo, kuris leidžia išrašyti sąskaitas, matyti klientų duomenis ir fiksuoti pagrindinius užsakymus. Toks modulis kainuoja nedaug, lengvai įsisavinamas ir padeda įvesti pirmąją tvarką dar be didelių procesų.

Kai verslas pradeda augti – atsiranda daugiau klientų, užsakymų, darbuotojų, o kartu ir daugiau rizikos kažką pamiršti ar prarasti efektyvumą. Tada tampa būtina integracija su sandėliu, el. parduotuve, darbuotojų grafiku, kad visi veiksmai būtų susieti ir informacija sklandžiai tekėtų tarp skirtingų padalinių ar funkcijų.

O kai verslas pasiekia dar aukštesnį lygį – išauga poreikis matyti ne tik, kas vyksta, bet ir kodėl tai vyksta. Tuomet reikalingi gilesni analizės įrankiai, procesų automatizavimas, savikainos ir pelningumo skaičiavimas realiuoju laiku. Tik tokios funkcijos leidžia priimti duomenimis grįstus sprendimus ir valdyti verslą strategiškai.

Ko reikia Jūsų verslui?

VVS neturėtų būti vertinama kaip viena didelė sistema, kurią reikia „turėti iš karto“, o kaip įrankių rinkinys, kuris auga kartu su įmone. Pradedama nuo paprastų dalykų, o toliau – plečiama tiek, kiek reikia. Toks požiūris leidžia išvengti nereikalingų kaštų ir kartu sukuria pagrindą efektyviam, struktūruotam augimui.

„Net vienas žmogus, dirbantis individualia veikla, gali turėti VVS. Tai ne „didelių verslų žaislas“. Tai darbo įrankis, kuris duoda laisvę augti“, – sako Tomas.

Excel – geras pradžiai, bet verslo augimui reikia stipresnių sprendimų. Verslo valdymo sistema leidžia išvengti chaoso, taupyti laiką, išvengti klaidų ir žinoti realius skaičius. Kai sistema veikia – verslas auga. Kai viskas daroma rankomis – auga tik nuovargis. „Kiekviena nauja įmonė ateina su klausimu „ar man to reikia?“ Po pusmečio jie klausia – kodėl mes to nepadarėm anksčiau“, – šypsosi Tomas.